Cách Quản Lý Hồ Sơ Nhân Viên Bằng Excel

  -  
Quản lý làm hồ sơ cá thể của mỗi nhân sự như thế nào mang lại đúng? Cùng tham khảo và cài về miễn phí tổn tệp tin Excel quản lý hồ sơ nhân sự sau đây của nhacaiaz.com.vn.

*

Biểu mẫu Excel cai quản hồ sơ nhân sự

1. Các thành phần của một tệp tin Excel quản lý hồ sơ nhân sự

Trong file cai quản hồ sơ nhân sự bởi Excel bao gồm phần nhiều công bố sau:

Mã nhân viên cấp dưới (mã chnóng công): Mỗi nhân sự được gán với một mã số cố định và thắt chặt không trùng nhau. Lúc nhân sự kia nghỉ bài toán, mã số này cần được giữ nguyên (không gán lại cho người khác).

Bạn đang xem: Cách quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

Họ cùng tên

Sở phận

Loại hình nhân sự: BOD, thống trị, nhân viên cấp dưới,...

Vị trí công việc: Là tên địa điểm cơ mà nhân viên vẫn đảm nhiệm, bao hàm cả cấp độ hiện giờ. Ví dụ: Chuyên viên sales Level 1

Loại hình có tác dụng việc: Full-time, part-time, thời vụ,...

Cơ sở làm cho việc: Trụ ssinh sống, chi nhánh 1, Trụ sở 2,...

Các nhiều loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu hèn lý định kỳ gồm xác thực địa phương thơm, Bản sao công hội chứng CMTND hoặc CCCD, Bản sao công chứng giấy khai sinh, Bản sao công chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công triệu chứng bởi xuất sắc nghiệp, Giấy đi khám mức độ khoẻ có vết đỏ, Hợp đồng bao gồm chữ ký với vết đỏ, hoàn toàn có thể thêm hình họa thẻ.

2. Cần phối hợp hồ nước sơnhân sự cùng với đầy đủ biểu mẫu mã nhân sự Excel làm sao khác?

Nếu nhỏng để thống trị đọc tin ứng viên, phần tử tuyển dụng chỉ việc quan tâm tới một số trong những biết tin cơ bạn dạng nhỏng chúng ta và thương hiệu, thông báo tương tác, chuyên môn học tập vấn, kinh nghiệm tay nghề thao tác,... thì quản lý nhân sự yên cầu phức tạp những hơn thế.

Để quản lý một cách tổng quát và không thiếu thốn hồ sơ nhân sự, thì quanh đó file Excel hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp đề xuất sngơi nghỉ hữumột khối hệ thống tất cả 5biểu mẫu Excel khác:

File Excelquản lý danh sách nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan lại duy nhất về biết tin của các nhân sự đang thao tác tại công ty (sẽ vào thời hạn vừa lòng đồng).

File Excel quản lý hợp đồng: Doanh nghiệp cần sử dụng file Excel này cai quản công bố thích hợp đồng thử câu hỏi và những các loại vừa lòng đồng lao cồn (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một quá trình nhất thiết có thời hạn bên dưới 12 mon, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ ko khẳng định thời hạn).Các trường lên tiếng của biểu chủng loại thống trị phù hợp đồng nhân sự tương đối đơn giản dễ dàng, mặc dù lại bao quát lượng dữ liệu béo cùng yên cầu độ đúng mực cao.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự mới: Trong quy trình hoạt động, có lẽ rằng công ty lớn vẫn đón thêm phần nhiều nhân viên mới. Filequản lý hồ sơbằng Excel về cơ phiên bản là việc phối hợp giữa nhị biểu chủng loại Danh sách nhân sự cùng Hồ sơ cá nhân, nhưng lại nhấn mạnh rộng vào các thông báo cần thiết vào quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự nghỉ việc:Cũng giống như nhỏng Biểu mẫu theo dõi nhân sự new, nhưng lại đối với nhân sự nghỉ vấn đề, công ty yêu cầu quan tâm rộng sự thay đổi của những nhân tố sẽ ảnh hưởng huỷ hiệu lực sau thời điểm nhân sự nghỉ vấn đề, tương tự như hồ sơ quan trọng nhằm hoànvớ thủ tục dứt đúng theo đồng.

File Excel theo dõi và quan sát biến động chi phí lươngcủa nhân sự: Không bắt buộc là nhân sự mới giỏi nhân sự nghỉ Việc, biến động tiền lươngbao gồm những ngôi trường vừa lòng tăng lương, giảm lương, tăng level, giảm cấp độ, vận chuyển địa chỉ, chuyển công tác làm việc,... Trong tệp tin Exceltheo dõi biến động này, đề nghị lưu ý tới ngày sự thay đổi gồm hiệu lực thực thi hiện hành.

Để cung cấp bộ phận nhân sự các công ty lớn, nhacaiaz.com.vn sẽ tổng đúng theo ban bố toàn bộ 06 biểu chủng loại bên trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Cliông chồng trên đây để thiết lập về miễn giá tiền.

*

Các tư liệu không giống rất có thể thiết lập về:

1.Sở Từ điển năng lực & Bản trình bày công việc mang lại 60+ địa điểm trong doanh nghiệp

2.Mẫu Excel bảng chấm công mới nhất (theo giờ, ngày, tuần)

3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện tại hành (cập nhật 5/2021)

4.Mẫu Word quy chế lương thưởng, prúc cung cấp và xử phạt dùng vào doanh nghiệp

5.Mẫu Word nội quy chủ thể (bạn dạng rất đầy đủ 21 trang)

6.Mẫu Word sổ tay nhân viên cấp dưới (employee handbook) bản tương đối đầy đủ 38 trang

3. Có phương án làm sao sửa chữa biểu mẫu mã Excel nhằm quản lý làm hồ sơ nhân sự nhanh khô - gọn gàng - đúng chuẩn - bảo mật thông tin rộng không?

Quản lý nhân sự bởi Excel từ tương đối lâu đã làm được xem là trọng trách quen thuộc của phần tử Nhân sự những doanh nghiệp. Sự quen thuộc này thậm chí còn được xem như là lẽ đương nhiên: bọn họ vẫn vẫn từng ngày từng giờ trung thành với chủ với các bước tsoát lại, nhập liệu bằng tay bên trên gần như file số liệu này.

Đúng vậy, “thống trị làm hồ sơ nhân sự” là vấn đề cần phải làm cho. Thế tuy vậy, công cụ hoàn toàn có thể thực hiện đâu khoác định chỉ hoàn toàn có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% doanh nghiệp lớn đồ sộ vừa đủ với Khủng bên trên thế giới đang thực hiện cỗ dụng cụ dựa vào đám mây cho các trách nhiệm cai quản trị nhân sự vào thời điểm năm 20trăng tròn.

Ngày nay, technology 4.0 lấp sóng rộng rãi, thậm chí là trí tuệ tự tạo (Artificial Intelligence - AI) cùng technology lắp thêm học tập (Machine Learning - ML) đang vào vai trò đặc biệt trong không ít nghiệp vụ quản lí trị với vận hành; vậy chẳng gồm gì nặng nề phát âm Lúc doanh nghiệp sửa chữa Excel bằng một chế độ tân tiến rộng nhằm thống trị nhân sự.

Và đặc biệt hơn không còn, việc tận dụng một phương án thuận tiện rộng giúp công ty lớn không hẳn triệu tập vô số vào các quá trình liên quan cho tới giấy tờ thủ tục mà lại ko tạo thành năng suất thao tác.

a. 06 yếu điểm của biểu mẫu Excel Lúc dùng để làm thống trị nhân sự

Dữ liệu phân tán, vô cùng khó để thanh tra rà soát toàn diện tốt có tác dụng report toàn vẹn, gây cản trở vấn đề ra quyết định

lúc cai quản hồ sơ bằng tệp tin Excel, có lẽ doanh nghiệp vẫn hiểu được dữ liệu có khả năng sẽ bị phân tán sinh sống nhiều tệp tin khác nhau. Họ cũng ngầm chấp nhận đã bỏ ra thêm nhiều thời gian và sức lực nhằm xử trí.

Tuy nhiên, vấn đề đó ko đơn giản dễ dàng chỉ cần lãng phí nguồn lực có sẵn cho bạn, bên cạnh đó mang đến những hệ luỵ nguy khốn rộng - cản ngăn câu hỏi thanh tra rà soát tổng thể, chế tác report nhân sự, và câu hỏi lập cập ra ra quyết định của chỉ đạo.

Không bảo đảm an toàn bảo mật

Lẽ đương nhiên là đơn vị làm chủ như thế nào vẫn muốn bảo mật thông tin những thông tin trong công ty lớn, nhất là những tài liệu mẫn cảm. Trong công tác cai quản nhân sự chứa không hề ít tài liệu như vậy: nấc lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số đúng theo đồng, nguyên nhân nghỉ ngơi Việc,...

Xem thêm: Bạn Có Biết: 6 Mâm Quả Cưới Gồm Những Gì ? Mâm Quả Đám Cưới Miền Nam Gồm Những Gì

Tuy nhiên, những biểu mẫu mã Excel thực thụ không bảo đảm bảo mật. Không có phân quyền, không có khu vực dữ liệu như thế nào được lưu lại “chỉ dành cho người cai quản lý” cả. Mặc dù nhà tải file hoàn toàn có thể đặt mật khẩu truy vấn, tuy nhiên vẫn ko rời khỏi khác trường hợp bị nhỉ ra ngoài.

Đó là chưa kể nhiều người đang cần dùng tầm thường một biểu mẫu: nhân viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, nhân viên C&B,... Việc kiểm soát điều hành bảo mật thông tin gần như là là quan yếu.

*

Quản lý làm hồ sơ nhân sự bằng Excel tiềm tàng những côn trùng nguyhại cho doanh nghiệp

Không thể vướng lại “thừa kế” cho những người sau

Giả sử gồm một giám đốc nhân sự bắt đầu cho chào đón công việc, nhưng mà cô ấy lại tất yêu “giải mã” phương pháp đánh tên cùng thu xếp các thông tin bên trên biểu chủng loại Excel cơ mà bạn cũ để lại. Vậy cô ấy có thể làm những gì bên cạnh Việc cần sửa thay đổi các biểu chủng loại đó theo sự đọc biết và kinh nghiệm tay nghề của chính bản thân mình, hoặc tệ không chỉ có vậy là bước đầu lại từ con số 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu mã cai quản nhân sự bởi Excel là 1 tài ngulặng cực hiếm của doanh nghiệp, tuy nhiên thiệt nuối tiếc là không có công dụng bàn giao và quá kế vừa đủ.

Khả năng tích thích hợp kém

Trong nhiệm vụ quản trị nhân sự nói thông thường, có rất nhiều phần mềm công ty hoàn toàn có thể sử dụng như ứng dụng chnóng công, ứng dụng tính lương, ứng dụng quản lý KPI/OKR, cai quản gia sản, quản lý tư liệu, ứng dụng chat, chữ ký kết điện tử,... Nhược điểm của biểu mẫu Excel là quan trọng tích phù hợp với phần lớn nguyên lý văn minh đó.

Ngay cả cùng với gần như cách thức thông dụng hơn hoàn toàn như là đồng hồ, định kỳ biểu giỏi Gmail thì Excel cũng không kết nối được.

Dễ tạo ra các lỗi không đúng vày thao tác làm việc của con người

Tất cả các thao tác của bé tín đồ bên trên biểu mẫu mã Excel, từ các việc nhập liệu cho tới kiếm tìm kiếm, tra soát, coppy, chỉnh sửa,... phần đông được thực hiện hoàn toàn bằng tay. Con người ko được lập trình sẵn nlỗi ứng dụng đề xuất không nên sót là điều dễ hiểu; dẫu vậy không cung ứng được con người vậy nên thiếu hụt sót của điều khoản.

Sai lầm sẽ còn xẩy ra thường xuyên không chỉ có vậy lúc nhiều người cùng truy vấn với chỉnh sửa một file Excel. Ngay tại cơ hội bắt gặp fan khác đã thao tác làm việc bên trên cùng một hình ảnh cùng với bản thân, nhân viên của bạn đã có thể bị mất triệu tập và tạo ra nhầm lẫn.

Không thể không ngừng mở rộng lúc cửa hàng tăng quy mô

Dữ liệu vững mạnh với công ty. khi càng có không ít nhân viên cấp dưới thì cửa hàng tài liệu nhân sự càng trở buộc phải đẩy đà. Không thể xử lý bằng phương pháp cứ đọng tạo thêm số trang, số dòng, số cột,... được.

Hay nói cách khác, Khi công ty không ngừng mở rộng đồ sộ, thống trị nhân sự bởi biểu mẫu mã Excel truyền thống cuội nguồn gần như là là siêu hạng.

b. Phần mượt quản trị ban bố nhân sự nhacaiaz.com HRM là phương án số 1 nhằm sửa chữa thay thế biểu mẫu mã nhân sự Excel

Thấu phát âm các bài tân oán vào nhiệm vụ quản lí trị và những yếu điểm của biểu mẫu nhân sự Excel nói trên, nhacaiaz.com.vn vừa mới đây đã mang đến ra mắt một chiến thuật thay thế sửa chữa hoàn hảo nhất - Phần mềm thống trị biết tin nhân sự nhacaiaz.com HRM.

Phần mềm nhacaiaz.com HRM+ với các nhân kiệt tuyển dụng, hội nhập, cai quản báo cáo nhân sự toàn diện

nhacaiaz.com HRM có thể tự động hóa tạo nên những report chuyên sâu, giúp đỡ bạn nhanh chóng chỉ dẫn quyết định nhân sự

Đâu là đều chỉ số đặc trưng yêu cầu thống kê lại vào quản ngại trị nhân sự? Số lượng nhân sự cùng workload của các chống ban? Tổng số chi phí thuế phải nộp? Tổng số tiền lương đề xuất trả toàn công ty? Số tiền lương trong phòng marketing? Mức lương mức độ vừa phải bên trên một nhân sự? Tổng chi phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ được tính toán thù tự động tự đều tài liệu sẵn có của khách hàng bên trên phần mềm, cùng hiển thị ngay thức thì (real-time) trong mục báo cáo.

bởi vậy, bất cứ dịp làm sao chúng ta có thể vậy được tình trạng tổng quan về nhân sự vào công ty để mang ra những ra quyết định đúng chuẩn.

*

Một phần giao diện các report được chế tạo tự động hóa trường đoản cú những ban bố nhân sự trên nhacaiaz.com HRM

nhacaiaz.com HRM có tác dụng bảo mật chặt chẽ, chỉ tín đồ được phân quyền new có thể truy cập dữ liệu

Nếu nhỏng một file Excel dễ dàng được share ra ngoài; thì nhằm truy vấn được vào khối hệ thống nhacaiaz.com HRM của công ty, một người bắt buộc phải download một tài khoản ứng dụng (được tạo thành cùng kiểm soát và điều hành vị nhà doanh nghiệp) VÀ được phân quyền đến. thường thì, chỉ có lãnh đạo với một vài nhân viên nhân sự V.I.P new bao gồm quyền chỉnh sửa tài liệu toàn đơn vị, còn làm chủ chỉ gồm quyền xem (chứ không hẳn chỉnh sửa) tài liệu của cấp dưới thuộc phòng ban mình.

Đối cùng với góc nhìn trường đoản cú phía nhân viên, nhacaiaz.com.vn có cung cấp thêm một áp dụng không giống để bọn họ tự xem báo cáo cá thể cùng các tài liệu thao tác khác của phiên bản thân được tàng trữ vì doanh nghiệp lớn. Ứng dụng này có tên nhacaiaz.com Me, có cách gọi khác là Trang làm hồ sơ cá nhân của từng bạn.

vì vậy, không chỉ có bảo mật thông tin biết tin giỏi rộng, ứng dụng của nhacaiaz.com còn tôn vinh tính riêng biệt, thỏa mãn nhu cầu mong ước được hiểu của nhân viên trong lúc vẫn bảo đảm quyền điều hành và kiểm soát của công ty.

nhacaiaz.com HRM có thiết kế chuyên nghiệp, dễ dàng áp dụng, dễ ợt chuyển nhượng bàn giao cho tất cả những người quản lý khác

Phần mượt có khả năng tàng trữ tài liệu khôn cùng béo, kĩ năng hiển thị cũng hơn gấp các lần so với một biểu mẫu mã Excel đề xuất không tồn tại đọc tin làm sao y như một “mã số túng ẩn” cả.

mặc khi giao diện với giải pháp sắp xếp những trường thông báo cũng theo đúng quy chuẩn với logic, bảo vệ dễ dãi hiểu gọi với sử dụng cho một người bắt đầu - tất cả là một trưởng phòng nhân sự tay nghề cao hay 1 nhân viên bắt đầu vẫn còn đấy “con kê mờ”.

Xem thêm: Từ Điển Tiếng Việt " Trường Bán Công Là Gì ? Trường Bán Công Là Gì

*

Một phần giao diện của Phần mềm quản lý biết tin nhân sự nhacaiaz.com HRM

nhacaiaz.com HRM có khả năng tích vừa lòng Khủng theo cả chiều rộng lớn cùng chiều sâu

Trong bộ giải pháp quản lí trị nhân sự trọn vẹn của nhacaiaz.com.vn còn đa số mượt hữu ích khác: phần mềm onboarding nhân viên cấp dưới new, chấm công bằng thừa nhận diện khuôn khía cạnh, tính công, tính lương, cai quản trị kim chỉ nam, quản lý gia sản,... Phần mềm HRM được tích hợp chặt chẽ cùng với tất cả các ứng dụng này - và cả các cơ chế phía bên ngoài không giống.

Lấy ví dụ, trên nhacaiaz.com HRM, nhân sự A gồm báo cáo mã chấm công là 072, gmail nội cỗ là nguyenvana